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Institut für Verbundstudien der Fachhochschulen Nordrhein-Westfalens

online: www.ifv-nrw.de

Das Institut für Verbundstudien (kurz: IfV) mit Sitz in Hagen ist eine gemeinsame wissenschaftliche Einrichtung und eine zentrale Koordinationsstelle für die Verbundstudienangebote der Fachhochschulen Nordrhein-Westfalens. Das Institut agiert als Dienstleister und Serviceeinrichtung für die kooperierenden Hochschulen, unterstützt die Entwicklung sowie Durchführung von Verbundstudienangeboten und bietet des Weiteren fachnahen und technischen Support.

Was war das Problem des Kunden?

Einfach ausgedrückt: Die einzige Herausforderung war die Digitalisierung. Unter diesem Begriff kann man viel oder gar nichts verstehen. Im Falle des IfV wurden durch die Leitung des Arbeitsgebiets Mediengestaltung & Publishing frühzeitig einige Faktoren erkannt, welche die Effizienz der Arbeit erhöhen und gleichzeitig die Weichen für die zukünftige Arbeit des Instituts stellen.

Dabei standen folgende Herausforderungen im Fokus:

  • Schulung und Qualifizierung der Mitarbeiter, um für die kommenden Veränderungen gewappnet zu sein. Diese Schulungen umfassten den Übergang vom dateibasierten Arbeiten auf das Arbeiten mit versionskontrollierten Repositories.
  • Überführung der existierenden Daten der eigenen Abteilung aus vielen Quellen in eine Datenquelle
  • Die Durchführung der Qualitätssicherung während des Migrationsprozesses
  • Die Umsetzung einer Anwendung, welche die bestehenden, manuellen Prozesse in einem digitalisierten Workflow abbildet
  • Die Implementierung von Schnittstellen zu anderen Abteilungen und Systemen außerhalb der Abteilung Mediengestaltung & Publishing

Warum wurde parsQube gefragt?

Bereits im Sommer 2012 starteten die parsQube (damals noch keine GmbH) und die data2type GmbH mit einer großen Schulungsreihe, rund um XML-Technologien und deren Einsatz.

Die Schulungsreihe ging über 6 Monate. Alle zwei Wochen wurde in einem zweitägigen Seminar ein anderes Thema unter die Lupe genommen. Details zum Schulungsangebot finden Sie unter:

Frau Ulrike Borinski, Leitung der Abteilung Mediengestaltung & Publishing, nahm mit der gesamten Belegschaft der Abteilung an diesen Schulungen teil.

Die parsQube GmbH und die data2type GmbH sind Veranstalter des jährlichen <markupforum/>. Jedes Jahr nahmen Frau Borinski und Mitarbeiter aus ihrer Abteilung am Forum teil. Das jährliche Wiedersehen wurde auch dafür genutzt, um sich immer wieder über Ideen hinsichtlich der Umgestaltung der Prozesse auszutauschen.

Zwischen 2013 und 2015 fanden dann interne umfassende Anpassungen innerhalb der Abteilung Mediengestaltung & Publishing statt. Die Mitarbeiter waren geschult und die ersten Datentransformationen wurden von den Mitarbeiter*innen umgesetzt. Im nächsten Schritt sollte eine Analyse sowie die Implementierung der Workflows in einer Anwendung erfolgen.

Wie sind wir methodisch vorgegangen?

Im ersten Schritt fand ein zweitägiger KickOff-Workshop in Hagen statt. Im Rahmen dieses Workshops wurden folgende Informationen gesammelt bzw. folgende Punkte erarbeitet:

  • Der bestehende Workflow wurde definiert und visuell abgebildet
  • Die vorhandenen Datenfelder wurden analysiert
  • Gemeinsam wurden Verbesserungen/Anpassungen am bestehenden Workflow diskutiert und ebenfalls festgehalten
  • Die Mitarbeiter wurden im Umgang mit dem Ticketmanagementsystem Redmine geschult
  • Des Weiteren wurden gemeinsame Redmine-Regeln aufgesetzt (z.B. Definition der verschiedenen Status der Tickets, Zuweisen eines Tickets an eine andere Person usw.)
  • Parallel wurde intern bei parsQube IfV als Projekt in Redmine aufgesetzt

Des Weiteren wurden folgende Commitments für die Zusammenarbeit getroffen:

  • Die Erstellung der Tickets sowie das Festlegen des Umfangs des nächsten Teilprojekts sollte immer gemeinsam und in Hagen vor Ort erfolgen
  • Während der Umsetzung sollte eine regelmäßige telefonische Abstimmung erfolgen
  • Bei größeren Teilprojekten sollte die Abnahme abwechselnd in Hagen oder Karlsruhe erfolgen

Was war die Idee/das Konzept?

Die Idee war eine eigene Anwendung aufzusetzen, die in die vorhandene Infrastruktur integriert werden kann. Im ersten Schritt wurde dazu die bestehende Datenbank gespiegelt. Anschließend wurden darauf die Workflows für die Arbeitsabläufe des Kunden sowie Analysemöglichkeiten über Arbeitsabläufe und Metadatenverwaltung aufgesetzt.

Wie wurde die Idee/das Konzept umgesetzt?

Der Applikationsserver lag im Datenbanksystem existdb vor. Die gesamte Logik der Applikation wurde in XQuery geschrieben. Um die unterschiedlichen Systeme miteinander zu verbinden waren Adapter notwendig, für diese wurde Java eingesetzt. Für die Validierung und somit die Qualitätssicherung der Daten wurden sowohl Schematron, als auch RELAX NG verwendet. Des Weiteren lag eine XSLT-Pipline zur Produktion von Lehrmaterial vor. Teile davon wurden ebenfalls in der Applikation zur Qualitätssicherung integriert. Für die Datensynchronisation wurde außerdem SQL verwendet.  

Wo steht der Kunde heute?

Das Projekt wurde im Jahr 2017 beendet. Die Datentransformation, entsprechende Qualitätssicherungsmaßnahmen, die Implementierung der Anwendung zur Abbildung des Workflows und der Betrieb einer XML-Datenbank als eine Datenquelle inklusive der Implementierung notwendiger Schnittstellen zu Systemen außerhalb der Abteilung Mediengestaltung & Publishing wurden erfolgreich abgeschlossen.

Die Anwendung und die angepassten Prozesse sind bis heute im Betrieb. Kleinere Anpassungen bzw. Änderungen, sowie spezifische Beratungen und Schulungen halten bis heute den Kontakt zwischen dem Institut für Verbundstudien NRW und der parsQube GmbH.